La soluzione software sviluppata e prodotta da Alcatel-Lucent rende piú semplici la collaborazione, le comunicazioni e la condivisione di documenti e applicazioni tra gruppi di lavoro, interni o esterni all’azienda
Condividere documenti con collaboratori che non risiedono in ufficio, poter effettuare una chiamata in modalitá Voice over IP dal proprio telefono selezionando con un semplice click il destinatario dalla lista dei contatti e rintracciarlo ovunque si trovi, oggi é piú semplice che mai.
Sono molte le applicazioni di “collaboration” che aiutano le persone che si trovano fisicamente in posti diversi (in uffici situati in differenti localitá del mondo oppure piú semplicemente su piani diversi nello stesso edificio o in edifici separati) a collaborare tra loro in modo piú semplice. La sempre maggiore attenzione ai costi, la necessitá di operare in sicurezza e le esigenze di produttivitá spingono le aziende a creare team e gruppi di lavoro virtuali che devono essere dotati di tutti gli strumenti necessari per svolgere in modo efficiente le proprie attivitá, anche in remoto.
Per rispondere a queste esigenze Alcatel-Lucent ha sviluppato e prodotto Myteamwork, un’applicazione pensata per aziende distribuite sul territorio che hanno esigenze di collaborazione. Come altre soluzioni di questo genere, Myteamwork permette agli utenti di crearsi una lista di contatti, di inviare messaggi istantanei, di parlare al telefono e organizzare videoconferenze, e di condividere con i propri contatti – interni ed esterni all’azienda – applicazioni e documenti. Ma ció che distingue Myteamwork dagli altri strumenti di collaboration é il fatto di essere un’applicazione Web-based. Questo significa che Myteamwork non richiede l’installazione di alcun nuovo software sul proprio PC e nel caso si lavorasse da casa non é necessario disporre di un collegamento VPN (Virtual Private Network) in quanto la sicurezza é intrinseca nella connessione HTTPS del sito stesso. Ogni utente puó accedervi in modo semplice e immediato da qualsiasi PC collegato a Internet, digitando l’indirizzo Web predefinito e inserendo la propria User ID e password. Basta questo per avere a disposizione tutte le funzionalitá di Myteamwork ovunque ci si trovi: alla propria postazione PC in azienda, davanti al PC di un collega, sul proprio computer personale a casa o in viaggio.
Una volta collegati quindi, Myteamwork permette di crearsi una lista di contatti e di gestirli nel modo preferito. Ad ogni contatto sono associate tre icone che indicano la disponibilitá di ogni persona a essere contattata via telefono, in chat o in video conferenza. Per comunicare con un contatto presente sulla lista basta quindi selezionarlo e scegliere come “interagire”.
Chiamare al telefono con un click
Una delle caratteristiche piú importanti di Myteamwork é il collegamento diretto al centralino IP PBX aziendale che semplifica la gestione delle chiamate vocali. Per parlare al telefono con una persona presente nei contatti di Myteamwork é sufficiente un click sulla funzione “chiama” e immediatamente il centralino aziendale effettuerá la chiamata.
Il vantaggio rispetto ad altre soluzioni é che la chiamata non viene effettuata solo da PC a PC ma da telefono a telefono: il collegamento tra Myteamwork e il centralino aziendale permette infatti al sistema di convertire il click sul contatto in una chiamata al numero di telefono del destinatario che é comunque raggiungibile su qualunque dispositivo. Ogni utente ha la possibilitá di associare in ogni momento al proprio contatto il numero di telefono a cui é reperibile (telefono fisso in ufficio, telefono di casa, cellulare, o altro numero di telefono) anche senza renderlo visibile. Il collegamento tra Myteamwork e centralino aziendale permette al sistema di identificare quel numero e di indirizzarvi la chiamata, garantendo al tempo stesso all’utente la propria privacy.
Questa funzione, oltre a semplificare il processo (non serve ricordare il numero da chiamare o cercarlo, basta un semplice click per avviare la chiamata), evita anche ai dipendenti che lavorano in remoto di sostenere il costo della telefonata, in quanto tutto viene gestito interamente dal centralino aziendale. Inoltre, il sistema permette di non rendere pubblico il numero di telefono personale, ma di ricevere comunque chiamate sul telefono di casa. Questo permette all’azienda di controllare il costo delle chiamate facendo appropriati contratti con le Telco. Myteamwork permette anche di effettuare una chiamata a un numero non associato ad alcuno dei contatti presenti nella lista: é sufficiente digitare il numero nell’apposito spazio e cliccare su “call” (chiama). Il centralino aziendale provvederá a chiamare tale numero.
Videoconferenza in libertá
Per l’organizzazione di video conferenze, Myteamwork offre tre possibili alternative: permette di organizzare videoconferenze tra gli utenti sfruttando l’interfaccia web, sfrutta il sistema di videoconferenza disponibile sul client e offre la possibilitá di collegarsi al sistema di videoconferenza presente in azienda. I sistemi di videoconferenza richiedono, infatti, un collegamento telefonico attraverso un numero SIP che viene gestito dal centralino aziendale, e la capacitá di Myteamwork di interfacciarsi con il centralino aziendale semplifica anche la gestione delle videoconferenze. L’unico requisito necessario é che il sistema aziendale di videoconferenza sia IP. In alternativa é possibile sfruttare l’interfaccia Web di Myteamwork anche per la videoconferenza: il sistema infatti fará apparire una finestra sullo schermo con l’immagine della persona (o delle persone) con cui si sta parlando. Come per le telefonate, anche per le conferenze telefoniche e le videoconferenze, si possono coinvolgere persone non presenti nella lista dei contatti registrati semplicemente digitando il loro numero di telefono. In questo caso gli invitati riceveranno un URL (indirizzo Internet) a cui collegarsi per partecipare alla videoconferenza. Inoltre, la funzionalitá del “calendario” consente agli utenti di invitare piú persone a una conferenza telefonica o una videoconferenza e di “prenotare” quindi i propri appuntamenti.
Condividere documenti e applicazioni
Tra le funzioni di collaborazione che Myteamwork offre vi é la possibilitá di condividere i documenti con i propri contatti, indipendentemente dal formato dei documenti stessi. Ogni utente puó rendere disponibile il documento ad altri utenti semplicemente caricandolo nel sistema (ovvero con un upload del documento) oppure puó permettere loro di visualizzarlo – condividendone cosí contenuti e informazioni – semplicemente aprendo il documento stesso nella schermata di Myteamwork. In questo secondo caso Myteamwork renderá il documento visibile in un’apposita sezione della pagina Web.
Uno dei vantaggi di questa opzione é il poter visualizzare documenti realizzati con applicazione eventualmente non disponibili sul proprio PC. Ad esempio é possibile condividere una presentazione in PowerPoint e renderla consultabile anche a chi non ha installato PowerPoint sul proprio computer. Questa funzionalitá é particolarmente apprezzata in ambito universitario e nel settore ospedaliero, in quanto permette di realizzare presentazioni a gruppi anche molto estesi, senza impatto sui costi. E´ inoltre possibile registrare l’audio relativo a una specifica presentazione, e rendere poi consultabile il tutto su uno specifico indirizzo web. Ovviamente ad ogni documento o informazione é possibile associare un livello di confidenzialitá e renderlo quindi accessibile e/o modificabile solo agli utenti autorizzati.
Gestione semplificata e sicura, anche per gli amministratori di sistema
Myteamwork é un’applicazione web-based che viene installata sul server e a cui gli utenti accedono tramite Internet. La sicurezza é garantita oltre che dall’accesso regolato da User ID e password, anche da un sistema di crittografia che sfrutta il protocollo SSL (HTTPS).
